Rétention et conservation pour litige dans Microsoft 365 : ce n'est pas une sauvegarde
Les obligations légales imposent de conserver certains contenus pendant des années, et d'en supprimer d'autres dès qu'ils ne sont plus nécessaires. Microsoft Purview offre les outils pour les deux, à condition de bien comprendre leur fonctionnement et leurs limites.
Conserver, supprimer, ou les deux
Un paramètre de rétention peut :
- conserver le contenu pendant une durée donnée, même si l'utilisateur le supprime ;
- supprimer le contenu au-delà d'une durée donnée ;
- conserver puis supprimer, le cas le plus courant pour respecter à la fois les obligations d'archivage et le principe de minimisation du RGPD.
Lorsque plusieurs paramètres s'appliquent au même contenu, Microsoft applique des principes de rétention : la conservation l'emporte sur la suppression, et la durée de conservation la plus longue prévaut.
Stratégies ou étiquettes de rétention
| Stratégie de rétention | Étiquette de rétention | |
|---|---|---|
| Portée | Un emplacement entier (boîtes aux lettres, sites, Teams) | Un élément ou un dossier précis |
| Application | Automatique sur l'emplacement | Manuelle, par défaut sur une bibliothèque, ou automatique selon la licence |
| Usage type | Socle minimal pour toute l'organisation | Exceptions métier, contrats, dossiers RH, enregistrements |
Une approche courante combine une stratégie large pour le socle et quelques étiquettes pour les catégories de documents soumises à des durées spécifiques.
Où va le contenu conservé
Pour SharePoint et OneDrive, les versions et fichiers supprimés soumis à rétention sont copiés dans la bibliothèque de conservation (Preservation Hold library) du site, qui consomme du quota de stockage. Pour Exchange, le contenu reste dans le dossier Éléments récupérables de la boîte. Les messages Teams sont conservés dans un dossier caché des boîtes aux lettres concernées. Ces emplacements ne sont pas conçus pour une restauration par l'utilisateur.
Conservation pour litige et eDiscovery
La conservation pour litige d'une boîte aux lettres (Set-Mailbox -LitigationHoldEnabled $true) préserve tout son contenu, indéfiniment ou pour une durée définie. Les conservations eDiscovery, rattachées à un dossier, permettent de cibler des personnes, des sites ou des requêtes précises dans le cadre d'une enquête ou d'une procédure. Elles doivent être levées à la clôture du dossier, sans quoi elles s'accumulent et bloquent les suppressions prévues.
À ne pas confondre. La rétention préserve le contenu à des fins de conformité ; elle ne permet pas de restaurer un site ou une boîte dans leur état d'hier après un chiffrement par rançongiciel ou une erreur de script. Pour cela, il faut une solution de sauvegarde, qu'il s'agisse de l'offre de Microsoft ou d'un outil tiers.
Pourquoi ce n'est pas une sauvegarde
- Pas de restauration à un instant donné : on retrouve des éléments, pas une structure.
- La récupération passe par des recherches eDiscovery et des exports, lents et manuels.
- Les permissions, la structure des sites et les paramètres ne sont pas préservés.
- Une erreur de configuration de rétention peut elle-même supprimer du contenu.
Ce qu'un audit vérifie
- L'existence d'une stratégie de rétention couvrant les principaux emplacements.
- Les stratégies de suppression et leur cohérence avec les obligations légales.
- Les conservations pour litige et eDiscovery actives, et leur justification.
- La présence d'une solution de sauvegarde distincte.